ESTIMACIÓN de tiempos y costos para las actividades
Los aspectos más importantes de tomar en cuenta es la estimación de los tiempos de ejecución para cada una de las actividades que conforman a un proyecto, ya que una mala estimación hace que el proyecto no sea finalizado a tiempo, además del consabido incremento de los costos.
Dentro de la información que es necesario analizar para poder hacer una buena estimación del tiempo se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos:
Lista de actividades
La lista de actividades debe incluir todas las actividades que serán ejecutadas en el proyecto. Deberá ser organizada como una extensión de la estructura de la división de trabajo para ayudar a asegurar que está completo y que no incluye actividades que no son requeridas como parte del alcance del proyecto.
Restricciones
Las restricciones son todos aquellos factores que van a limitar las opciones del equipo del proyecto.
Suposiciones
Las suposiciones son factores que, para los procesos de planeación, serán consideradas como verdaderas, reales, o ciertas. Las suposiciones generalmente involucran algún grado de riesgo y serán normalmente una salida del proceso de identificación de riesgos.
Requerimientos de recursos
La duración de la mayoría de las actividades se verá influenciada significativamente por los recursos asignada a ella. Por ejemplo, dos personas trabajando juntas serán capaces de completar una actividad de diseño en la mitaddel tiempo que le tomaría a cada uno individualmente realizar la tarea, mientras que una persona trabajando medio tiempo en la actividad tomará generalmente el doble del tiempo que la misma persona trabajando tiempo completo.
Capacidades de recursos
La evaluación de la mayoría de las actividades se verá influenciada significativamente por las capacidades de los recursos humanos y materiales asignados a ella. Por ejemplo, si dos miembros del staff son asignados tiempocompleto, se podrá esperar que el miembro con mayor experiencia complete la tarea en menos tiempo
Información histórica
La información histórica de la duración más probable de muchas categorías de actividades, estámuchas veces disponible de una o de más de las siguientes fuentes
Herramientas y técnicas para la estimación de la duración delas actividades
1. La opinión experta. La Opinión experta será requerida muchas veces para acelerar las entradas a este proceso. Tal experiencia puede ser proveída por cualquier grupo o individuo con conocimiento o entrenamiento especializado y esta disponible de muchas otras fuentes que incluyen:
• Otras unidades dentro de la organización ejecutora.
• Consultores
• Profesionales y asociaciones técnicas.
• Grupos de industria
• Otras unidades dentro de la organización ejecutora.
• Consultores
• Profesionales y asociaciones técnicas.
• Grupos de industria
2. Estimación análoga. La estimación análoga, precisa usar duraciones reales de una actividad previa y similar como base para la estimación de la duración futura de una actividad.
Estimación de costos
La estimación de costos involucra el desarrollo de una aproximación (estimado) de los costos de los recursos requeridos paracompletar las actividades del proyecto.
La planeación del costo se inicia con la propuesta para el proyecto. Los costos se estiman durante el desarrollo de la propuesta por el contratista o el equipo del proyecto.
La planeación del costo se inicia con la propuesta para el proyecto. Los costos se estiman durante el desarrollo de la propuesta por el contratista o el equipo del proyecto.
1. Mano de obra. Esta parte proporciona los costos estimados para las diversas clasificaciones de personas que se espera que trabajen en el proyecto, como pintores, diseñadores y programadores de computadoras. Puede incluir las horas estimadas y la tarifa por hora para cada persona o clasificación.
2. Materiales. En esta parte se proporciona el costo de los materiales que necesita comprar el contratista o el equipo para el proyecto, como pintura, madera, papel tapiz, arbustos para el jardín, alfombras, papel, objetos de arte, alimentos, computadoras o paquetes de programas de computación.
3. Subcontratistas y asesores. Cuando los contratistas o los equipos de proyecto no tienen los conocimientos o los recursos para hacer ciertas tareas del proyecto, quizá subcontraten el trabajo o contraten asesores para que los realicen. Algunos ejemplos de estas tareas incluyen diseñar un folleto, elaborar un manual de capacitación
4. Alquiler de equipos e instalaciones. En ocasiones el contratista quizá necesite algún equipo, herramientas, o instalacionesespeciales tan sólo para el proyecto. Puede ser que el equipo sea demasiado caro para comprarlo si sólo se va a utilizar en una ocasión o en pocos proyectos.
5. Viajes. Si durante el proyecto se requiere hacer viajes (que no sean los viajes locales), es necesario incluir estos costos, como los boletos de avión, las habitaciones en hoteles y las comidas.
Estimación de recursos
La consideración de los recursos añade otra dimensión a la planeación y la programación. En muchos proyectos, las cantidades de los distintos tipos de recursos disponibles para realizar las actividades de un proyecto son limitadas. Varias actividades quizá requieran simultáneamente de los mismos recursos y puede ser que éstos no los haya en cantidad suficiente para satisfacer todas las demandas.
1. La estructura de desglose de trabajo. La estructura de desglose de trabajo (vista en la sección 1.3.2) identifica los elementos de trabajo que necesitarán recursos, y por lo tanto es la entrada principal a la planeación de recursos. Cualquier elemento de salida relevante de los otros procesos de planeación deberá ser proveída a través de la estructura de la división del trabajo para asegurar control adecuado.
2. Información histórica. La información histórica que informe respecto a los tipos de recursos requeridos para trabajo similar e proyectos previos deberá ser usada sí está disponible.
3. Declaración del alcance. La declaración del alcance (que se describe en la Sección 1.3.1) contiene la justificación del proyecto y los objetivos del proyecto, ambos que deberán ser considerados explícitamente durante la planeación de recursos.
4. Descripción de recursos. El conocimiento de que recursos (personas, equipo, materiales) están potencialmente disponibles es necesario para la estimación de recursos. El grado de detalle y el nivel de especificación de la descripción del recurso puede variar. Por ejemplo, durante las fases tempranas de un proyecto de diseño de ingeniería puede incluir a ingenieros con experiencia y pasantes en ingeniería”, Durante las fases posteriores del mismo proyecto puede limitarse a aquellos individuos que son conocedores del proyecto como resultado de haber trabajado en las fases tempranas.
5. Políticas organizacionales. Las políticas de la organización ejecutora respecto a la jerarquía y sobre el alquiler o compra de suministros y equipos, deberá ser considerada durante la estimación de recursos.
2. Información histórica. La información histórica que informe respecto a los tipos de recursos requeridos para trabajo similar e proyectos previos deberá ser usada sí está disponible.
3. Declaración del alcance. La declaración del alcance (que se describe en la Sección 1.3.1) contiene la justificación del proyecto y los objetivos del proyecto, ambos que deberán ser considerados explícitamente durante la planeación de recursos.
4. Descripción de recursos. El conocimiento de que recursos (personas, equipo, materiales) están potencialmente disponibles es necesario para la estimación de recursos. El grado de detalle y el nivel de especificación de la descripción del recurso puede variar. Por ejemplo, durante las fases tempranas de un proyecto de diseño de ingeniería puede incluir a ingenieros con experiencia y pasantes en ingeniería”, Durante las fases posteriores del mismo proyecto puede limitarse a aquellos individuos que son conocedores del proyecto como resultado de haber trabajado en las fases tempranas.
5. Políticas organizacionales. Las políticas de la organización ejecutora respecto a la jerarquía y sobre el alquiler o compra de suministros y equipos, deberá ser considerada durante la estimación de recursos.
bibliografia
Conceptos de la Administración de Proyectos
M.A. Miguel Vargas Guevara
M.A. Miguel Vargas Guevara